Richtlinien für Special Interest Groups

1. Generell kann die Gründung einer Special Interest Group (SIG) durch drei (oder mehr) VÖSI-Mitglieder beantragt werden. Dieser Antrag ist formlos an das Generalsekretariat zu richten und muss folgende Informationen beinhalten:

– Titel der Special Interest Group
– Gründungsmitglieder (Personen- und Firmennamen)
– Leiter:in der SIG (Personen- und Firmenname)
– Ziele und Inhalte der SIG
– Geplante konstituierende Sitzung (Ort und Datum)

Das Generalsekretariat wird den Antrag an den Vorstand zur Beschlussfassung vorlegen – die/der SIG-Leiter:in wird vom Gründungsbeschluss bzw. auch von der -ablehnung sofort verständigt.

2. Jedes VÖSI-Mitglied kann einen oder mehrere Mitarbeiter:innen in eine SIG entsenden. Ein VÖSI-Mitglied (Firma) hat in einer SIG immer genau eine Stimme, auch wenn 2 oder mehr Mitarbeiter dieser Firma im SIG mitwirken.

3. Die mitwirkenden Personen einer SIG müssen Mitarbeiter:innen von VÖSI Mitgliederfirmen sein. In Einzelfällen kann eine SIG „außerordentliche Mitwirkende“ zur Mitarbeit einladen. Diese sind jedoch nicht stimmberechtigt (darauf ist bei SIG-Beschlüssen und in den Sitzungsprotokollen Rücksicht zu nehmen) und die Mitarbeit ist projektbezogen (z.B. Erarbeitung eines speziellen Papers o.ä.) und daher zeitlich begrenzt.

4. Jede SIG muss regelmäßig SIG-Meetings durchführen – mindestens zwei mal pro Jahr – die vom der SIG-Leiter:in einzuberufen sind. Über diese Sitzungen ist ein Protokoll zu verfassen, dass dem Generalsekretariat binnen 4 Wochen zur Kenntnis zu bringen ist.

5. Bei längerer Verhinderung der/des SIG-Leiter:in hat dieser – um die Tätigkeit der SIG nicht zu behindern – eine/n Stellvertreter:in namhaft zu machen, die/der während der Zeit der Verhinderung voll in die Funktionen der/des SIG-Leiter:in eintritt.

6. Die Themengestaltung der SIG ist weitgehend der/dem SIG-Leiter:in überlassen. Es sollen jedoch immer wieder Themen behandelt werden, deren Bearbeitungsergebnisse auch in Form von Vorträgen, Artikeln oder anderen Dokumenten (gedruckt & elektronisch) jedenfalls den VÖSI-Mitgliedern und in weiterer Folge auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können. Der Vorstand behält sich das Recht vor, fallweise bestimmte Themen in Absprache mit dem SIG-Leiter der SIG zur Bearbeitung zu übertragen.

7. Der Vorstand des VÖSI ist bereit, die SIG und dessen Leiter:in im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten zu unterstützen (z.B. Durchführung von Aussendungen, VIP-Gespräche etc.). Diesbezügliche Anträge sind seitens der/des SIG-Leiter:in in kurzer schriftlicher Form an das Generalsekretariat zu richten. Der Vorstand wird baldmöglichst über solche Anträge entscheiden – spätestens jedoch in der folgenden Vorstandssitzung, zu der die/derSIG-Leiter:in wenn nötig eingeladen wird.

8. Erarbeitete Ergebnisse der SIG sind dem Vorstand des VÖSI vorzulegen, der eventuell über die Veröffentlichung, Aussendung oder weitere Verwertung bestimmt. Publikationen erfolgen lediglich durch den VÖSI und werden zentral vom der Pressestelle gesteuert. SIGs und deren Mitglieder dürfen nicht im Namen des VÖSI publizieren – weder gedruckte Dokumente noch in elektronischer Form (eMail, Internet, etc.).

9. Die/der SIG-Leiter:in ist verpflichtet, über die Tätigkeit seiner SIG den Vorstand und alle VÖSI Mitglieder laufend zu unterrichten und zwar quartalsweise, schriftlich im VÖSI Newsletter und einmal jährlich bei der Generalversammlung.

10. Eine SIG wird aufgelöst, wenn einer der folgenden Fälle eintritt:

– Einstimmiger Auflösungsbeschluss aller registrierten, stimmberechtigten SIG-Mitglieder
– Wenn weniger als 3 VÖSI Mitglieder in der SIG verbleiben
– VÖSI Vorstandsbeschluss

Die/der SIG-Leiter:in muss in den ersten beiden Punkten das Generalsekretariat von der Auflösung in Kenntnis setzen und in jedem Fall einen schriftlichen Abschlussbericht liefern.